Frau Dr. Kauertz begrüßt die Teilnehmenden der Sektion 5. In ihrem Impulsreferat betont sie, dass die Bestandserhaltung eine unverzichbare Kernaufgabe sei, die in den Archivgesetzen der Länder gesetzlich verankert ist. Sie sieht die Bestandserhaltung als eine gemeinsame Herausforderung aller Kultureinrichtungen, die kooperieren müssen um das Archiv- und Kulturgut sinnvoll schützen zu können. In den folgenden Beiträgen wird gezeigt, wie Kooperationen auf dem Feld der Bestandserhaltung funktionieren können.
Das erste aktuelle Beispiel der Zusammenarbeit stellt Frau Susanne Haendschke M.A. vor, die Leiterin der Bibliothek im LVR-LandesMuseum Bonn. Sie berichtet über dem Notfallverbund Bonn / Rhein-Sieg, der 13 Institutionen vereint. Es handelt sich sowohl um Archive als auch um Bibliotheken. Die Auslöser für die Gründung von Notfallverbünden in ganz Deutschland waren die Katasprophen in den letzten Jahren (sie nennt das Hochwasser in Dresden, den Brand in Weimar und den Einsturz des Stadtarchivs in Köln). Ausschlaggebend in Bonn und dem Rhein-Sieg-Kreis war die Verteilung der Notfallbox durch den LVR. Nach der Überreichung im Februar 2012 hat schon im Mai die erste Sitzung des gerade entstehenden Notfallverbundes stattgefunden. Im August kamen dann weitere Partner dazu. In Ihrem Vortrag widmet sich Frau Haendschke weiter den Vorrausetzungen für die Teilnahme. Sie stellt die rechtlichen und praktischen Bedingungen des Notfallverbundes Bonn-Siegburg vor, die die Notfallhilfe institutionalisieren und die Mitarbeiter der beteiligten Kulturinstitutionen im Not- und Schadensfall absichern sollen. Dabei wird die Sache nicht einfacher dadurch, dass es 13 unterschiedliche Unterhaltsträger gibt, daneben das Land NRW, kommunale Stadtverwaltungen, die Verwaltung des Rhein-Sieg-Kreises, politische Stiftungen und den LVR – und alle haben ihre eigenen Rechtsabteilungen. Sie betont die Wichtigkeit der gemeinsamen Übungen mit der Feuerwehr um praktische Erfahrungen zu sammeln. Als Problem sieht sie die räumliche Entfernung der beteiligten Archiven und Bibliotheken, was in einem Notfall eine längere Anreise bedeutet. Wichtig ist aber, dass auch die eher ländlich gelegenen Archive mit Hilfe rechnen können. Zum Schluss spricht sie die Hoffnung aus, dass Notfälle nicht zu häufig auftreten mögen.
Dr. Klaus Wisotzky vom Haus der Essener Geschichte/Stadtarchiv spricht im Anschluss über den von seiner Institution initiierten Notfallverbund Essen. Das rege Interesse und der Gewinn weiterer Teilnehmer führte zur Namensänderung in „Notfallverbund mittleres Ruhrgebiet“. Die beteiligten Institutionen sind in ihrer Struktur und Größe sehr unterschiedlich, ihre Bestände sind nicht unbedingt in einem zweckdienlichen Magazinbau untergebracht, einige Häuser haben zusätzliche Außenmagazine. Die Bestände sind dreistufig priorisiert worden (in Essen geschah dies in großen Blöcken: so sind die Archivalien vor 1800 und die Personenstandsregister Stufe 1), um im Notfall schneller agieren zu können, des weiteren müssen die Mitarbeiter in wiederkehrenden Übungen geschult werden, um im Notfall nicht hilflos herumzustehen. Dagegen musste ein regelmäßiger gegenseitiger Besuch mit Notfallübung in allen Institutionen als unpraktikabel aus dem Plan gestrichen werden – die beteiligten Orte liegen einfach zu weit auseinander. Es steht der Vertragsschluss kurz bevor, angestrebt wird indes, dass die Stadtoberhäupter und die archivischen Dienststellenleiter diesen vollziehen, um zu demonstrieren, dass ihnen die Bewahrung der Kulturgüter am Herzen liegt.
Frage von Dr. Andreas Pilger, Leiter des Stadtarchivs Duisburg: Das Ruhrgebiet lässt sich schwer definieren, und da Duisburg mittlerweile selbst an einer Beteiligung an einem Verbund interessiert ist – entstünde nicht eine Konkurrenzsituation zwischen einem westlichen und einem mittleren Verbund des Ruhrgebiets sowie weiterer Regionen? Herr Wisotzky widerspricht, da das Gebiet so groß sei und so viele Institutionen inzwischen sensibilisiert seien, würden verschiedene Verbünde Sinn machen und sich nicht behindern.