Die Referentin stellt die e-Akte im Bereich des Steueramts der Stadt Essen vor. Die eAkte (eigentlich elektronische aktive Vorgangsbearbeitung) sorgt dafür, dass die Kommune ihre Aufgaben auch künftig nach gesetzlichen Vorgaben zu e-Governement wahrnehmen kann.
Die Einsatzbereiche sind die Zweitwohnungssteuer, die Grundbesitzabgaben, und die Gewerbesteuer. Insgesamt waren 60 Arbeitsplätze betroffen, daher mussten auch rechtliche Rahmenbedingen der Personalverwaltung und der einzelnen Beschäftigen berücksichtigt werden.
Die technische Implementierung der aktiven Vorgangsbearbeitung dauerte vier Jahre (von 2009 bis 2013). Insgesamt gab es über 200.000 Papierakten, die in verschiedenen Bereichen verwahrt wurden, was zahlreiche organisatorische Schwierigkeiten mit sich brachte. Die Einführung der eAkte versprach hier erhebliche organisatorische Verbesserungen.
Der Gesetzgeber gab mit dem 2013 erlassenen eGovernment Gesetz des Bundes und folgend dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in NRW die vereinfachte Kommunikation der Verwaltung rechtlich vor: bis 2021 muss die elektronische Zugänglichkeit der Verwaltungsakte für den Bürger gewährleistet sein.
Der Vorteil des Projektes im Steueramt: Da geplant ist, die Steuerakten im Original zu vernichten, gab es keine gesetzlichen Vorgaben zur dauerhaften Aufbewahrung, da keine notariellen Urkunden oder urkundlichen Bescheide enthalten sind, die einer Kassation entgegen stünden.
Es gab natürlich Stolpersteine im Projekt, beispielsweise wie die elektronische Prozessveränderung, die den organisatorischen Ablauf der künftigen Arbeit der Mitarbeiter betrifft und wie diese mit der Belastung der parallelen Führung von Papier- und eAkten umgehen könnten. Diese Besorgnisse haben sich in der Praxis weitgehend aufgelöst. Die Referentin sprach von einem Hürdenlauf, der letztendlich doch zu einem Erfolg führte, da die Ängste der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitgehend ausgeräumt werden konnten.
Die Einführung der eGovernment-Akte ist ein Pilotprojekt der Stadtverwaltung Essen für die Einführung in der gesamten Verwaltung, wobei der gesetzlich vorgegebene Zeitraum bis 2021 sehr eng gesteckt ist, nämlich dass in NRW die Durchführung von elektronischer Kommunikation der Verwaltung 2021 verpflichtend werden soll.